Tag: Dokumen

Menulis Kebijakan Yang Terpisah Dan Manual Prosedur Atau Menulis Satu Dokumen Yang Meliputi Kebijakan Dan Prosedur

Dilema Penulisan Kebijakan dan Prosedur: Apakah Anda membuat Kebijakan dan Prosedur Prosedur Terpisah atau apakah Anda membuat satu Dokumen yang berisi Kebijakan dan Pernyataan Prosedural?

Sebagian besar rekan saya akan mengatakan bahwa mereka menulis manual kebijakan dan prosedur terpisah. Dengan kata lain, ada satu manual yang hanya berisi dokumen kebijakan dan ada satu manual yang hanya berisi dokumen prosedur. Saya telah menemukan beberapa situasi di mana ini masuk akal. Biarkan saya menjelaskan kekhawatiran saya dengan praktik ini. Dalam buku kebijakan dan prosedur saya, saya menyarankan dan membuat kasus untuk menanamkan pernyataan kebijakan dalam prosedur dan dengan demikian menghilangkan kebutuhan untuk manual kebijakan kedua. Metode saya jauh lebih praktis untuk referensi dan tujuan penulisan seperti yang akan kita lihat nanti di artikel ini.

Mengacu Subjek di Dua Tempat menjadi tidak beralasan dengan Panduan Kebijakan dan Prosedur SEPARATE

Masalah dengan adanya dua manual (manual kebijakan dan manual prosedur) adalah bahwa kebijakan dan prosedur dari topik yang sama atau mirip sering mengandung duplikasi informasi. Ketika seorang pembaca referensi satu manual dan menunjuk ke manual lain, jarang bahwa orang ini membuat upaya untuk referensi manual kedua. Ini hanya fakta kehidupan, fakta yang saya pelajari selama lebih dari 30 tahun pengalaman di lapangan. Bahkan ketika buku-buku panduan fisik berdampingan, saya merasa jarang bagi pembaca untuk melihat satu untuk panduan kebijakan dan satu untuk panduan prosedural.

Mari kita lihat contoh nyata: Jika saya ingin membaca prosedur tentang perekrutan dan referensi pernyataan kebijakan dalam manual kebijakan terpisah, sangat tidak mungkin saya akan mengambil waktu ekstra untuk menemukan pernyataan kebijakan dalam manual kedua. Saya lebih cenderung mengklik hyperlink dalam manual online tetapi bahkan praktek ini mengambil fokus saya dari dokumen saat ini. Dan pembaca akan beruntung jika pembaca telah meluangkan waktu untuk menempatkan hyperlink dalam dokumen kebijakan atau prosedur yang dengan rapi memungkinkan pembaca untuk beralih antara dokumen.

Masalah ini mengacu pada kebijakan dan prosedur yang terletak di dua manual yang diperparah ketika manual secara fisik duduk terpisah satu sama lain. Sebagai contoh, saya bekerja di satu perusahaan di mana manual kebijakan berada di rak buku manajer saya dan manual prosedur berada di rak buku lebih dekat ke pengguna. Yikes. Praktik ini hanya memperburuk pengalaman pembaca bahkan lebih karena manual yang direferensikan bahkan tidak dekat bagi mereka untuk mengakses dokumen yang direferensikan jika mereka mau.

Tidak praktis bagi Penulis untuk Mempertahankan Kebijakan dan Prosedur pada Topik yang sama atau serupa

Masalah kedua dari mempertahankan kebijakan atau prosedur manual yang terpisah ini berkisar pada proses menjaga kebijakan dan prosedur tetap mutakhir. Jika saya menulis kebijakan tentang praktik rekrutmen untuk perusahaan, kemungkinan besar ada duplikasi dari kebijakan ke prosedur dan dari prosedur ke kebijakan. Menurut pengalaman saya, redudansi ada dari kebijakan ke prosedur dan seringkali sulit untuk menulis konten yang berbeda tentang kebijakan dan prosedur pada topik yang sama atau serupa.

ADA SATU SITUASI Di mana Sense memiliki dua Manual

Saya hanya tahu satu situasi di mana keberadaan dua manual masuk akal. Ketika sebuah perusahaan berusaha untuk disertifikasi dalam Standar Kualitas ISO, sering ada persyaratan (standar) untuk menjaga kebijakan dan prosedur dipisahkan menjadi dua manual. Oleh karena itu, jika program yang didukung perusahaan seperti ISO Quality Standards, Six Sigma, atau Capability Maturity Model (CMM) berlaku, maka kebijakan dan prosedur penulis perlu mematuhi persyaratan program ini bahkan ketika praktik tidak tampak praktis seperti dalam kasus manual kebijakan dan prosedur terpisah.

Sekarang Sampai pada Apa yang Membuat Paling Berarti: Pernyataan Kebijakan Tersemat

Sejak 1984, saya telah menganjurkan penggunaan format penulisan yang menyematkan pernyataan kebijakan dengan dokumen prosedur. Dalam format penulisan tujuh bagian saya, bagian ketiga adalah Bagian Kebijakan dan di sinilah pernyataan kebijakan ditulis, tidak peduli berapa lama. Kebijakan dan prosedur penulis dapat menghasilkan satu atau dua jenis dokumen: Pertama, dokumen prosedur dengan pernyataan kebijakan tertanam. Dalam kasus ini, judul kebijakan dan prosedur tentang perekrutan dapat dibaca: PROSEDUR PROSEDUR.

Jenis dokumen kedua adalah judul yang tidak menggunakan kata, Prosedur. Judul dokumen mungkin adalah PANDUAN REKRUTAN. Praktek ini telah diadopsi oleh ribuan perusahaan di seluruh dunia di lebih dari 90 negara karena menghilangkan kebutuhan untuk dua manual terpisah. Dalam kedua kasus, bagian ketiga dari format penulisan akan diberi label, Kebijakan. Contoh format penulisan ini adalah sebagai berikut:

  1. Tujuan
  2. Cakupan
  3. Kebijakan
  4. Definisi
  5. Tanggung jawab
  6. Prosedur
  7. Riwayat Revisi

MANFAAT Menggunakan Pernyataan Kebijakan Tertanam dalam Prosedur

  1. Tidak perlu menghasilkan manual kebijakan yang terpisah dan prosedur manual yang terpisah.
  2. Akses cepat dan referensi untuk kedua pernyataan prosedural dan pernyataan kebijakan dalam satu dokumen.
  3. Tidak ada duplikasi konten bagian dalam format penulisan dari kebijakan ke prosedur atau dari prosedur ke kebijakan. Misalnya, jika ada kebijakan tentang Rekrutmen dan prosedur Proses Perekrutan, bagian tujuan, ruang lingkup, definisi, dan tanggung jawab dari format penulisan dapat diduplikasi.
  4. Sangat mudah untuk menulis kebijakan dan prosedur menggunakan format penulisan tujuh bagian yang sederhana.

KEUNGGULAN Menggunakan Pernyataan Kebijakan Tertanam dalam Prosedur

  1. Ketika manajemen menuntut kebijakan dan prosedur manual yang terpisah dan tidak yakin untuk menanamkan pernyataan kebijakan dalam dokumen tipe umum.
  2. Ketika manajemen telah mengadopsi standar seperti ISO 9000 Quality Standards, Six Sigma, atau Capability Maturity Model dan standar tersebut membutuhkan pembuatan kebijakan dan manual prosedur yang terpisah.

Ringkasan:

Dilema penulisan penulisan dua manual kebijakan dan prosedur yang terpisah atau menggunakan kebijakan umum dan judul prosedur dan embedding pernyataan kebijakan dalam bagian tiga dari format penulisan tujuh bagian tidak ada dilema sama sekali karena ketika Anda melihat lebih dekat pada metode ini menggunakan bagian tiga dari format penulisan tujuh bagian untuk menggambarkan pernyataan kebijakan, saya pikir Anda akan setuju dengan alasan dan saran saya.

Jadi, bantulah diri Anda sendiri, dan belajar untuk menanamkan pernyataan kebijakan Anda dalam dokumen prosedur, dan lebih baik lagi, gelar dokumen Anda dengan cara yang umum sementara pada saat yang sama, embedding pernyataan kebijakan di awal dokumen kebijakan atau prosedur.